TV 2 Danmark comenzó a utilizar en junio pasado Promoplan, el sistema de MEDIAGENIX que permite al departamento de mercadotecnia de cualquier empresa crear un plan promocional óptimo para toda la publicidad de la organización, mientras gestiona el ciclo de vida de las promociones de principio a fin, desde la definición de los objetivos hasta la creación y ejecución de los planes de comunicación.
Morten Engberg Stensgaard, planificación de Medios para TV 2 Danmark, destacó: ‘Uno de los motivos por los que decidimos buscar un sustituto para nuestra propia herramienta de planificación de promociones es que la promoción de programas de televisión ha cambiado drásticamente en los últimos 10 años. Hoy en día utilizamos una serie de medios diferentes – radio, redes sociales, carteles en autobuses, etc. Además, la planificación de la programación se ha vuelto mucho más dinámica, por lo que tenemos que realizar cambios en nuestros planes promocionales constantemente. Esta es una nueva realidad para las empresas de medios. No nos decidimos por una herramienta de marketing estándar porque la promoción en nuestra industria es muy diferente a la de un vendedor minorista, por ejemplo. Poder hablar con expertos en la industria de la televisión era fundamental para nosotros. Por eso trabajamos tan bien con MEDIAGENIX’.
TV 2 Danmark necesitaba más funcionalidades. Una de las cosas más importantes era poder ver los índices de audiencia para los diferentes grupos objetivo, y también simplificar los flujos de trabajo. Antes tenían que trabajar con 5 sistemas independientes a la vez, y era necesario tener a 2 o 3 personas copiando y pegando a mano constantemente información de un sistema al otro.
MEDIAGENIX y TV 2 Danmark comenzaron a trabajar en un flujo de trabajo mucho más sencillo, reemplazando con la plataforma de Gestión de Transmisión y Promoplan de WHATS’ON la mayoría de las entradas manuales y los documentos en Excel . MEDIAGENIX decidió crear una applicación paralela a WHATS’ON e integrarla con este a través de APIs. Para TV 2 Danmark esto significaba que no tendrían que llevar a cabo ninguna actualización importante de WHATS’ON para poder utilizar Promoplan. El hecho de que Promoplan esté creado para integrarse con WHATS’ON tiene la ventaja añadida de que Promoplan funciona con la misma base de datos que WHATS’ON, aunque cada uno tenga su propio esquema de base de datos. No es necesario crear una base de datos aparte.
Una vista panorámica de toda la actividad promocional
Promoplan está diseñada como una aplicación independiente para el departamento de mercadotecnia de cualquier empresa, no solo de medios. Ofrece una vista general de toda la actividad promocional pasada y futura de la organización. El término promociones incluye tráileres, publicaciones en redes sociales, carteles en autobuses, publicidad en revistas e incluso artículos promocionales, prácticamente todo lo que una empresa pueda utilizar para promover sus productos, eventos o servicios.
La ejecución del plan mediático es facilitada gracias a la integración con diversas herramientas de gestión de medios de promoción. Para radio y televisión, la herramienta ideal es WHATS’ ON Trailer Campaigns.
Morten Engberg Stensgaard: ‘Promoplan extrae de WHATS’ON toda la información sobre las transmisiones que hay que promocionar. Siempre que haya cambios en la pogramación, los usuarios reciben una notificación y en Promoplan se actualizan los planes promocionales automáticamente’.
El ciclo de vida de las promociones
Lo primero es tener una lista de objetivos publicitarios, por ejemplo, una lista de elementos que la empresa quiere que el departamento de mercadotecnia promocione en un período de tiempo determinado.
En el plan promocional se definen todos los elementos de la promoción, para todos los medios: los canales de televisión y radio en los que se colocará la publicidad, las campañas en las redes sociales, anuncios, camisetas. El plan promocional también especifica los objetivos para los diferentes medios a lo largo de un período de tiempo determinado.
El siguiente paso es preparar las promociones para cada medio. Esta aplicación se asegura de que, por ejemplo, el espacio disponible para publicidad en un canal determinado esté distribuido de manera óptima en todos los planes promocionales.
Sobre la marcha, y según ocurren cambios en la programación, el departamento de mercadotecnia puede monitorear constantemente si están consiguiendo los objetivos para cada plan promocional. Y así el ciclo comienza otra vez.
Morten Engberg Stensgaard: ‘Planificación de Medios, Producción, Administración, Administración de Anuncios, Administración de Tráileres, todos estos departamentos ahora utilizan Promoplan. Unas 40 prsonas en total. En el futuro serán más, ya que Promoplan ha abierto nuevas posibilidades y ofrece una vista más general y clara. Todos dormimos mejor ahora, sabiendo que todo está alineado y sincronizado’.
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